مهام أمانة مجلس عمادة الدراسات العليا

 
  • التواصل مع العمادة لاستقبال الموضوعات المطلوب عرضها على مجلس العمادة.
  • التأكد من استيفاء الموضوعات للأنظمة والتعليمات اللازمة قبل إعداد مذكرات عرضها على مجلس العمادة.
  • التنسيق مع العمادة لإعداد جدول أعمال المجلس قبل موعد انعقاده، وإرسال الجدول لأعضاء المجلس للاطلاع على الموضوعات تمهيدا لمناقشتها في اليوم المحدد للاجتماع.
  • إعداد محضر اجتماع المجلس بعد اجتماعه متضمناً كافة الموضوعات والقرارات التي اتخذت حيالها.
  • متابعة كافة القرارات الصادرة عن المجلس مع جهات الاختصاص؛ للتأكد من تنفيذها.
  • إعداد عرض موجزا في بداية كل اجتماع عما تم إنجازه من قرارات المجلس السابقة.
 
 

مهام وحدة الشؤون التعليمية والأكاديمية

 

 

  • التنسيق مع الأقسام العلمية بالكليات لإعداد الجداول الدراسية لطلاب برامج الدراسات العليا ومتابعة تنفيذها.
  • الاشراف والمتابعة على إجراء العمليات التالية:
    • إضافة المقررات أو حذفها أو الاعتذار عنها.
    • الاعتذار عن الفصل الدراسي.
    • تأجيل الفصل الدراسي.
    • تحديد تخصصات الطلاب العلمية
    • تحويل الطالب من قسم إلى قسم.
    • إدخال أعضاء هيئة التدريس للمقررات الدراسية.
    • إخلاء طرف الطلاب.
    • توزيع القاعات الدراسية على الجداول.
    • تلقي استفسارات الطلاب وحل مشاكلهم.
    • معالجة تسجيل الطلاب المتوقع تخرجهم ومن يوجد لديه مشكلة في التسجيل.
    • منح الفرص للطلاب المنذرين.
    • إعداد التقارير والإحصائيات.
    • طباعة كشوف رصد الدرجات للمقررات.
  • التنسيق مع الأقسام العلمية والقبول والتسجيل والكليات والإدارات المختلفة لتسهيل الإجراءات المتعلقة بمهام الشؤون التعليمية.
  • التنسيق مع الأقسام العلمية لإعداد الجداول الدراسية الفصلية ومتابعة تنفيذها.
  • الإشراف على عملية الإرشاد الأكاديمي للطلاب بالتنسيق مع المشرفين على الأقسام العلمية.
  • مراجعة معادلات الطلاب المحولين والمعاد قيدهم بالدراسة بداية كل فصل دراسي والإشراف على عمليات التحويل الداخلي بين الأقسام.
  • التنسيق مع الأقسام العلمية بالكليات لفتح الشعب أو إغلاقها وفقا للحاجة.
  • متابعة تقييم أعضاء هيئة التدريس بالأقسام المنفذة لبرامج الدراسات العليا.
  • التعاون مع شعبة الإرشاد الأكاديمي بالكليات؛ لتطوير وتنفيذ برامج إرشادية متكاملة للطلاب والتأكد من جودتها وفعاليتها.
  • التنسيق بين الكليات فيما يتعلق بالبرامج والخطط الدراسية والمناهج التعليمية على مستوى الدراسات العليا.
  • الإشراف على إعداد البرامج والخطط والمناهج الدراسية وتقييمها وتحديثها وتطويرها علميا وعمليا بصورة مستمرة وبما يناسب وسوق العمل ومتطلباته.
  • الإشراف على تنفيذ سياسات القبول بالعمادة ومتابعة كافة الإجراءات الخاصة بقبول الطلاب المستجدين أو المحولين من داخل الجامعة أو خارجها.
  • التنسيق مع الكليات ذات العلاقة على تهيئة وتجهيز القاعات الدراسية والمعامل والمرافق التعليمية المرتبطة بها لتمكين أعضاء هيئة التدريس من تأدية رسالتهم على أفضل وجه.
  • التنسيق بين الجهات المعنية في تنفيذ برامج الدراسات العليا؛ لتحقيق أهدافها وتميز مخرجاتها.
  • الإشراف على كل ما يتعلق بالاختبارات النهائية، من حيث (إعداد جداول الاختبارات وتنفيذها، وتوزيع المراقبات على الاختبارات النهائية، ومتابعة سير العمل بها، واستلام النتائج النهائية بعد اعتمادها من الأقسام العلمية.
 
 

مهام وحدة القبول والتسجيل

 
  1. مهام وحدة القبول:
    • التواصل مع مسؤولي العمادة؛ لاستقبال توصيات الكليات عن البرامج الدراسية والمقاعد المتخصصة للقبول سنوياً؛ لعرضها على مجلس عمادة الدراسات العليا، ثم إقرارها من مجلس الجامعة، لإعلانها على البوابة الإلكترونية للعمادة.
    • التنسيق مع الكليات المعنية لتحديد المدة الزمنية لخططها الدراسية، والمقررات التي تدرس فيها، وكيفية توزيعها على سنوات الدراسة أو فصولها وعدد الساعات المخصصة لكل مقرر، والقسم الذي يقوم بتدريسه أو يشرف عليه.
    • تحديد آلية القبول وإجراءاته ومواعيده وأماكنه، بالتنسيق مع الكليات المعنية بالجامعة.
    • استلام ملفات المتقدمين لبرامج الدراسات العليا، والتأكد من استيفائهم لشروط القبول ومنح المتقدمين إيصالات استلام لملفاتهم.
    • فرز وتصنيف الملفات وإعدادها في قوائم لإرسالها للأقسام المعنية لاستكمال إجراءات القبول.
    • متابعة إجراءات القبول الإلكتروني واستخراج قوائم القبول النهائية وإدراجها في النظام الأكاديمي.
    • تنفيذ عمليات الانتقال والتحويل من داخل الجامعة أو خارجها وفق الضوابط المنظمة لذلك.
    • تدقيق ملفات الطلاب المقبولين إلكترونياً وحفظها حسب الضوابط المنظمة لعملية تسلّم وتدقيق وحفظ الملفات في العمادة بعد تثبيتها في النظام الأكاديمي.
    • تنظيم إجراءات قبول الطلاب والطالبات غير السعوديين بحسب سياسة القبول المعتمدة.
    • إصدار بطاقة خاصة لكل طالب توضع عليها صورته الشخصية ومحدد فيها الكلية المقبول للدراسة فيها؛ بحيث يسمح للطالب بموجب هذه البطاقة حضور المحاضرات والامتحانات.
    • تنفيذ رغبات الانسحاب من الجامعة للطلاب المتقدمين على البوابة الإلكترونية.
    • إعداد التقارير والإحصائيات الدورية عن شؤون القبول.
  2. مهام وحدة التسجيل:
    • تنزيل الخطط الجديدة أو المطورة من قبل الكليات على النظام الأكاديمي بعد إقرارها من عمادة الدراسات العليا.
    • الإشراف على تسجيل المقررات الدراسية ومتابعة تنفيذها وفق الخطط المعتمدة.
    • التنسيق مع الكليات المعنية بالجامعة؛ لإعداد الجداول الدراسية والتأكد من جاهزية الكليات قبل بداية الدراسة.
    • إعداد قوائم بالطلاب المسجلين في المقررات الدراسية وفق الشعب بالتنسيق مع الأقسام العلمية بالكليات المعنية.
    • تنفيذ معادلة المقررات للطلاب المقبولين أو الزائرين في الجامعة بالتنسيق مع الأقسام والكليات المعنية.
    • إجراء عمليات النقل والتحويل والزيارة وفق الأنظمة المتبعة في اللائحة التنفيذية فيما بين كليات الجامعة أو بين الجامعة والجامعات الأخرى.
    • إعداد وإصدار قرارات الحرمان وطي القيد وتحديد أسبابها وفق لائحة الدراسة والاختبارات للمرحلة الجامعية.
    • إنهاء أعمال الفصل الدراسي بعد اكتمال رصد الدرجات واحتساب المعدل التراكمي.
    • إعداد مذكرات منح الدرجات العلمية بعد التأكد من استيفائها لمتطلبات الحصول على الدرجة.
    • منح مراتب الشرف بعد التأكد من مطابقتها للوائح والأنظمة المعمول بها للطلاب المتفوقين.
    • إعداد وثائق التخرج للطلاب وتسليمها لهم بعد تدقيقها واكتمال توقيعاتها من الجهات ذات العلاقة.
    • إعداد التقارير والإحصائيات الدورية الخاصة بطلاب الدراسات العليا بالجامعة.
    • التنسيق مع عمادة القبول والتسجيل بالجامعة؛ لاقتراح التقويم الدراسي للعام الجامعي الجديد.
 
 

مهام وحدة شؤون الموظفين

 
  • تطبيق اللوائح والتعليمات ذات العلاقة بالعاملين في كل ما يتعلق بحقوقهم وواجباتهم الوظيفية التي تدخل في اختصاص إدارة شئون الموظفين المعمول بها في الجامعة.
  • التعرف على مشاكل العاملين ذات الصلة بأعمال شؤون الموظفين وتقديم المشورة حولها للجهات المختصة بعد إجراء الدراسات اللازمة بشأنها.
  • حصر كافة البيانات عن أوضاع العاملين وتصنيفها وتحليلها بحيث يسهل الاستفادة منها، وذلك بالتعاون مع مركز المعلومات والحاسب الآلي.
  • تعريف الموظف الملتحق حديثًا بمهام عملة (الحقوق والواجبات) وفق الأنظمة والتعليمات المعمول بها.
  • إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير العمل بها ورفعها إلى مدير عام الشؤون الإدارية والمالية بالجامعة.
 
 

وحدات أخرى ذات علاقة وأهمية قصوى

 

نقترح أن تلحق بوحدة الشؤون التعليمية والأكاديمية حتى يتوفر لها من يشرف عليها بصورة مستقلة. ومنها:

  1. مهام وحدة المعلومات والأرشفة الالكترونية:
    • توفير المعلومات والإحصائيات المتعلقة ببرامج الدراسات العليا والخطط الدراسية وأعضاء هيئة التدريس والطلاب.
    • متابعة تحديث أوضاع الطلاب وتدوين ما يصدر من قرارات بشأنهم.
    • إعداد الإحصائيات والتقارير بالعمادة والجهات المستفيدة.
    • تصميم ومتابعة موقع العمادة على الانترنت باللغة العربية واللغة الإنجليزية.
    • الإشراف على موقع عمادة الدراسات العليا وتحديثه.
  2. وحدة الخريجين:
    • إصدار وثائق الخريجين لجميع الدرجات العلمية.
    • التصديق على صور الوثائق والشهادات للطلبة الراغبين في إجراء المراسلات الخارجية.
    • التأكد من إنهاء جميع متطلبات التخرج والتنسيق في ذلك مع وحدة القبول والتسجيل.
    • تسليم الرسائل إلى المكتبات المختلفة بالجامعة ومكتبة الملك فهد الوطنية.
    • إعداد دليل الخريجين في نهاية كل عام دراسي.
    • إعداد التقارير والإحصائيات المتعلقة بالطلبة الخريجين.
  3. مهام وحدة المنح الدراسية:
    • دراسة وإعداد ملفات طلاب المنح، والتأكد من استيفاء الوثائق المطلوبة.
    • متابعة معالجة أوضاع طلاب المنح الأكاديمية والإدارية.
    • إعداد التقارير الفصلية عن طلاب المنح وإحاطة جهاتهم التابعين لها رسمياً.