الملاحة الملاحة

عرض محتوى الويب عرض محتوى الويب

الهيكل التنظيمي للعمادة:

1- العميد:

2- مدير مكتب العميد

3- وكالة العمادة لشؤون أعضاء التدريس والموظفين:

يعين أحد أعضاء هيئة التدريس والموظفين الأكفاء وكيلاّ للعمادة بقرار من معالي مدير الجامعة، ويرتبط بالعميد مباشرة وتقوم هذه بدور كبير في استقطاب الكفاءات من أعضاء هيئة التدريس ، وتحسين وتطوير الخدمات المقدمة لهم وتوفير بيئة عمل مناسبة ومثالية لأعضاء هيئة التدريس والتأكد من تطبيق الأنظمة واللوائح بما يكفل حقوق الجميع .

وتتبع الوكالة الثلاث الإدارات التالية:

الأولى : إدارة أعضاء هيئة السعوديين، ولها ثلاثة أقسام:

1-قسم التوظيف وقد أنيطت به المهام التالية:
  • إصدار القرارات الخاصة بالنقل والتعيين والندب والإعارة وتمديد الخدمة والاستقالة الخاصة بأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم بعد موافقة صاحب الصلاحية على ذلك.

  • إصدار قرارات طي قيد المحالين للتقاعد من أعضاء هيئة التدريس السعوديين ومن في حكمهم لبلوغ السن القانوني أو الحالات الأخرى.

  • استكمال مسوغات تعيين أضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم وتدقيقها وإصدار القرارات لاعتمادها من صاحب الصلاحية.

  • احتساب خبرات أعضاء هيئة التدريس السابقة عند احتساب الرواتب.

  • تبليغ مباشرة أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم.

  • تعديل مهنة أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم.

2- قسم الترقيات ، ومن مهامه:
  • فحص أوراق المتقدم للترقية إلى درجة أستاذ مشارك ودرجة أستاذ والتحقق من استيفاء الشروط والإجراءات النظامية.

  • حال وصول محضر الترقيات موصيا بالترقية يتم إشعار صاحب العلاقة بذلك واتخاذ ما يلزم لتطبيق القرار.

  • الارسال إلى إدارة الرواتب لتصويب الوضع المالي بما يتلاءم مع الدرجة العلمية الجديدة لعضو هيئة التدريس.

3-قسم الاستحاقات ، ومن مهامه:
  • إعداد قرارات تعيين المعيدين والمحاضرين ومدرسي اللغات.

  • إعداد قرارات خارج الدوام لأعضاء هيئة التدريس واعتماده.

  • إعداد واعتماد قرارات العبء التدريسي الزائد .

  • إعداد قرارات واعتمادات الزيادة الاستثنائية .

  • إعداد قرارات مكافأة اللجان ومكافأة المجالس.

  • متابعة المتغيرات في مستحقات هيئة التدريس والمبلغة بالأوامر الأدارية الصادرة.

  • تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط القسم وآفاق تطوره.

  • احتساب مكافأة المتعاونين من خارج الجامعة.

الثانية: إدارة شؤون الموظفين:

وتعمل على تنظيم الإجراءات النظامية الخاصة بكافة شؤون التوظيف الموظفين الإداريين والفنيين وبند الأجور والمستخدمين وفي هذا الإطار تقدم المشورة والرأي والمساعدة لكافة وحدات الجامعة ، وتعمل على تنمية وتطوير الأداء في القوى العاملة واستقطاب الكفاءات والخبرات العلمية والعملية ، وتشرف هذه الإدارة على ثلاثة أقسام:

1-قسم التوظيف:

ويهتم باستقطاب وتعيين أفضل الكفاءات البشرية للعمل في قطاعات الجامعة المختلفة وفق الأنظمة واللوائح الصادرة من جهات الاختصاص فيما يتعلق بمهام التوظيف ، ومن المهام الموكلة إليه:

  • إعداد قرارات الإعارة والتكليف من الجامعة وإليها.
  • إصدار القرارات الخاصة بالنقل والتعيين والندب والإعارة وتمديد الخدمة والاستقالة الخاصة بالموظفين بعد موافقة صاحب الصلاحية على ذلك.
  • إعداد أوامر المباشرة بعد التعيين.
  • متابعة من يكملون السن النظامية للتقاعد واستكمال إجراءات طي القيد حسب النظام وإنهاء الخدمة والعمل على تصفية حقوقهم.

 فيما يتعلق بتعيين الموظف السعودي تتبع الوحدة الإجراءات التالية:

  • بعد إنهاء الإجراءات من فحص طبي وتعبئة النماذج والأوراق المطلوبة يصدر قرار التعيين.
  • استكمال مسوغات تعيين الموظفين وتدقيقها وإصدار القرارات لاعتمادها من صاحب الصلاحية.

  • يتم ابلغ  الموظف بعد التعيين لمباشرة عمله.
2- قسم الترقيات :ويقوم بمهام متعددة ؛ هي:
  • إعداد قوائم بالموظفين الذين تشملهم شروط الترقية.

  • استكمال مسوغات الترقية لمستحقيها وإعداد المخاطبات اللازمة مع الكليات والإدارات والتحقق من المعلومات الواردة من واقع السجلات.

  • إعداد محاضر الترقيات لجميع المراتب.

  • إعداد قرارات الترقية بعد اعتماد محاضر الترقية من قبل لجنة الترقيات بالجامعة ومن وزارة الخدمة المدنية وتبليغ المباشرة بعد الترقية.

  • كما تقوم القسم باستقبال طلبات النقل للجامعة وخارجها والنقل بين القطاعات المختلفة في الجامعة .

  • إعداد بيان بالوظائف المطلوب الترقية عليها.

  • جمع بيانات عن جميع الموظفين المستحقين للترقية من بيانات الخدمة والأداء الوظيفي  والمؤهلات والدورات التدريبية.

  • تحديد النقاط المستحقة لكل موظف.

  • تحديد الوظيفة المناسبة لكل موظف للمنافسة عليها وفق دليل التصنيف.

3- قسم  الاستحقاقات: ومن مهامه:
  • تنفيذ أية تغييرات في المستحقات المالية المرتبطة بالمرتبات والمبلغة بالأوامر الإدارية الصادرة .

  • تجهيز كشوفات الأجور الإضافية للموظفين والعاملين، وكذا كشوفات الحوافز والمكافاّت الصادرة بأوامر إدارية .

  • تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط القسم.

  • أية مهام واختصاصات أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة .

  • احتساب مكافأة خارج الدوام .

  • احتساب مكافأة طلاب وطالبات الامتياز بكلية الطب.

الثالثة: إدارة المتعاقدين: ولها ثلاثة أقسام:

1-قسم التوظيف : يقوم هذا القسم بالمهام التالية :
  • مخاطبة وزارة التعليم بشأن الموافقة على منح الجامعة تأشيرات العمل الخاصة بالمتعاقدين .

  • التنسيق مع وزارة الخدمة المدنية بشأن الموافقة على الوظائف التي يتطلب شغلها موافقة الوزارة عليها .

  • إرسال العروض اللازمة لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم من الذين تم ترشيحهم للعمل بالجامعة .

  • مخاطبة الملحقيات الثقافية لإنهاء إجراءات التعاقد مع أعضاء هيئة التدريس الذين تم ترشيحهم للعمل بالجامعة ، والحصول على تأشيرات الدخول وتذاكر السفر .

  • التنسيق مع الملحقيات الثقافية بالخارج بشأن استقبال لجان التعاقد لإجراء المقابلات الشخصية اللازمة لأعضاء هيئة التدريس الجدد.

  • التنسيق بين الكليات وإدارة العلاقات العامة بشأن استقبال أعضاء هيئة التدريس الجدد وعائلاتهم وتوفير مكان الإقامة المناسبة لهم.

  • إبرام العقود اللازمة لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم من المتعاقدين حديثا مع الجامعة .

  • متابعة أعضاء هيئة التدريس المتعاقدين الجدد وإنهاء إجراءات الفحوصات الطبية ومساعدتهم للتعرف على مزايا وخدمات الجامعة .

  • التنسيق مع الكليات بشأن الرغبة في الاستمرار في تجديد عقود عمل المتعاقدين في الجامعة من عدمه.

  • إعداد قرارات الإجازات بأنواعها للمتعاقدين وتوقيعها من صاحب الصلاحية.

  • أي مهام اخرى توكل إليها.  

2-قسم الاستحقاقات: ويقوم بالوظائف التالية:
  • التقيد بما هو معتمد للمتعاقد في العقد المبرم مع الجامعة .

  • تجهيز كشوفات المرتبات لأعضاء هيئة التدريس.

  • إعداد قرارات صرف البدلات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس المتعاقدين ومن في حكمهم بكافة أنواعها بعد موافقة صاحب الصلاحية .

  • اتخاذ الإجراءات الإدارية لصرف مكافأة نهاية الخدمة للمتعاقدين بحسب شروط العقد المبرم .

  • إعداد القرارات الخاصة بالعلاوات حسب توجيهات صاحب الصلاحية .

  • استلام عقود المتعاقدين والتأكد من صحة بيانات كل متعاقد ورواتبه وبدلاته.

  • صرف بدل أثاث وبدل سكن حسب العقد .

  • اعتماد صرف تعويض تذاكر المتعاقدين.

3-قسم الجوازات : يتولى هذا القسم قديم الخدمات التالية:
  • إصدار وتجديد إقامات أعضاء هيئة التدريس.

  • إصدار تأشيرات الخروج والعودة للمتقاعدين.

  • إصدار تأشيرات الخروج النهائي.

  • نقل الكفالات وبيانات جواز السفر الجديد.

  • القيام بما يلزم لاستقدام أسرة المتعاقد.

  • مخاطبة الملحقيات في الخارج لتمديد تأشيرات الخروج والعودة ومنح تأشيرات العودة.

وتتبع العميد مباشرة الإدرات الأربع التالية:

الرابعة: إدارة التشكيلات الإدارية:

ترتبط هذه الإدارة بالعميد مباشرة ، وتقوم بتقديم الخدمات المتعلقة بالوظائف الإدارية والأكاديمية ، و ، وإدارة المسابقات الوظيفية ومتابعة المسار الوظيفي من ترقيات وتعينات ونقل وطي قيد لمنسوبي الجامعة ولهذه الإدارة قسمان:

1- قسم إعداد المسابقات الوظيفية ، ومن مهامه:
  • إعداد البيانات الوظيفية المطلوب الإعلان عنها.
  • وضع شروط شغل كل وظيفة والمؤهلات المطلوبة لها.
  • مخاطبة وزارة الخدمة لأخذ الموافقات اللازمة.
  • يتم التقديم عن طريق الجامعة أو موقع الجامعة على الإنترنت في حال الإعلان عن وظائف شاغرة.
  • يتم إجراء الاختبارات اللازمة.
  • يتم الترشيح لمن تم قبولهم على الوظيفة.
  • استكمال الإجراءات اللازمة واستقبال الطلبات ، والإعداد للاختبارات والمقابلات الشخصية.
  • إعداد قرار تسجيل الوظائف المحدثة والمعدلة في الميزانية ، وتسجيلها في الحاسب الالي.
  • إعداد تقارير بتقدير حاجة الإدارات المستقبلية للقوى العاملة والعمل على استقطابها.
  • متابعة حركة الوظائف الشاغرة والمشغولة.
  • الإعلان عن الوظائف الشاغرة والمشغولة .
  • التنسيق مع وزارة الخدمة المدنية واستقبال طلبات المتقدمين وعرضها على اللجان المختصة لإجراء المسابقات الوظيفية واستكمال إجراءات المرشحين على الوظائف وتوجيههم للعمل حسب احتياج الجهات. 
2- قسم توثيق الوظائف ، ومن مهامه:      
  • مطابقة جميع الوظائف مع وزارة الخدمة المدنية وتزويدهم بجميع ما يحتاجون من  قرارات وبيانات خاصة بالموظفين والوظائف .
  •  إدخال بيانات جميع الموظفين السعوديين والمتعاقدين ( أعضاء هيئة التدريس , موظفين رسميين , عمال , مستخدمين , جميع البنود المؤقتة) الشخصية والوظيفية بالحاسب الآلي .
  • تحديد الوظيفة المناسبة لكل موظف للمنافسة عليها وفق دليل التصنيف .
  • إعداد الدراسات الخاصة بتوزيع الوظائف والموظفين على الإدارات وفقاً للميزانية المعتمدة والهيكل التنظيمي لها والمهام المناطة بها وطبقاً للحاجة الفعلية والتخصص المناسب والخبرة .
  • المشاركة مع الجهات ذات العلاقة في إجراء المناقلات بين الوظائف وتحويرها أو تعديلها.
  • المشاركة مع إدارة الميزانية في إعداد مشروع الميزانية .
  • تسجيل وظائف الجامعة المحدثة والمعدلة في ميزانية كل عام وترتيبها وترقيمها ، وترميزها وتبليغها لوزارة المالية ووزارة الخدمة المدنية ومتابعة تسجيلها .
  • مناقشة احتياج الجامعة من الوظائف مع وزارة المالية في الميزانية العامة للدولة فيما يخص الوظائف الإدارية الأكاديمية.

الخامسة : إدارة الرواتب والبدلات :

ترتبط إدارة الرواتب والبدلات بالعميد مباشرة وتقوم  بإعداد المسيَرات الشهرية لكافة منسوبي الجامعة ، وما يتبعها من استحقاقات أخرى مثل منح العلاوة السنوية ، وتعديل وضع المرقين من الموظفين أو من أعضاء هيئة التدريس ، وإعداد الفروقات اللازمة ، وإعداد قرارات الندب خارج الدوام. كما تقوم بإعداد تصفية الرواتب للمتعاقدين قبل تمتعهم بالإجازة السنوية الممنوحة لهم بموجب العقد المبرم معهم ، هذه الإدارة تشمل قسمين :-

1- قسم الرواتب :وتتخلص مهامه في الاتي:
  • إعداد رواتب موظفي الجامعة .
  • إصدار شهادات التعريف بالراتب لمنسوبي الجامعة.
  • تنفيذ أوامر الحسم الشهرية على منسوبي الجامعة المتغيبين دون عذر .
  • تنفيذ الحسميات الشهرية للتقاعد والجهات الأخرى.
  • التعديل والإضافة وذلك عن طريق برنامج خاص بذلك من علاوات وترقيات وتعيينات.
      2-قسم البدلات: ومن مهامه:
  • اعتماد قرارات صرف البدلات المضافة على ملفات الرواتب بعد صدورها من قبل صاحب الصلاحية.
  • احتساب فروقات التعيين لكافة منسوبي الجامعة.
  • إضافتهم على مسيرات الرواتب الشهرية.
  • صرف بدل تعيين لمن لم يسبق له الصرف.
  • اعتماد فروقات الترقية والتأكد من البدلات المضافة على الراتب.

السادسة: إدارة الخدمات المساندة ، ولها ثلاثة أقسام :

1- قسم الملفات والارشفة : ومن مهامه:
  • حفظ جميع القرارات والمخاطبات في ملف كل موظف من السعوديين والمتعاقدين.

  • فتح ملفات للموظفين السعوديين والمتعاقدين الجدد وفرزها وترميزها

  • ترتيب جميع الملفات حسب الفهرسة المتبعة .

  • إرسال ملفات المنقولين من الجامعة .

  • تصوير مسوغات التعيين والتعاقد من الملفات وتجهيزها لإرسالها لوزارة الخدمة المدنية.

  • إدخال بيانات منسوبي ومنسوبات الجامعة في البرنامج.

  • إعداد بطاقات العمل لجميع منسوبي الجامعة .

  • القيام بأي أعمال اخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

2 -قسم الاتصالات الإدارية:

  ويعد هذا  القسم حلقة الوصل التي تربط بين إدارات العمادة والجهات الخارجية الأخرى ، ومن مهامه:

  • استقبال جميع المعاملات والمكاتبات الواردة للعمادة واستلامها وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للإدارات المختصة بالعمادة.
  • حفظ صورة من كل خطاب صادر بالتسلسل.
  • الإجابة على جميع الاستفسارات والتساؤلات والتعقيبات المتعلقة بالمراسلات الواردة والصادرة وتزويد الإدارات والمسؤولين بصورة من المعاملات المحفوظة التي يطلبونها وفقا للقواعد والتعليمات المحددة في هذا الشأن .
  • الرد على استفسارات المراجعين وتوجيههم .
  • نقل وتوزيع المراسلات داخل العمادة .
3- قسم النسخ والتصوير : ومن مهامه :
  • نسخ جميع الخطابات الصادرة من إدارات وأقسام العمادة.
  • نسخ محاضر مجالس العمادة والإعلانات وجداول المشرفين .
  • تصوير الأوراق الخاصة بالعمادة .

السابعة : إدارة العمادة :

وترتبط بالعميد مباشرة ولها قسمان :

  الأول : قسم التعاملات الإلكترونية :

ومن مهامه وضع خطة لأتمتة العمل داخل العمادة ومتابعة الأنظمة والبرامج التي تديرها إدارة تقنية المعلومات مما يخص العمادة أو تتعامل معها وهي كالتالي:

النظام المالي والإداري ، موقع العمادة على الشبكة العنكبوتية ، دعم موقع الجامعة بالبيانات ، نظام إدارة الخدمات الالكترونية  ، نظام البدلات ، نظام المسابقات الوظيفية ، نظام التأمينات الاجتماعية ، نظام وزارة الخدمة المدنية ، الدعم الفني للعمادة.

الثاني : قسم المتابعة : ومن مهامه :
  • إجراء الرقابة اللازمة في مختلف الاقسام وما يرتبط بها من وحدات للتأكد من سلامة العمل وترشيد الأداء وخدمته لمن يوجه لهم .

  • إجراء جولات متابعة لمختلف وحدات العمادة للوقوف على مواطن التميز أو القصور ، واكتشاف حالات الإخلال بأداء الواجبات الوظيفية أو التراخي في إنجاز الأعمال بالتعاون والتنسيق مع الجهات المختصة .
  • فحص الشكاوى التي تحال إليها حول المخالفات الإدارية والمالية ودراستها وعرض نتيجة تلك الدراسة .

  • مراقبة انتظام دوام موظفي العمادة وإجراء ما يلزم في حال ظهور أي قصور في ذلك ، والرفع إلى الجهة المسؤولة بذلك.

  • الإسهام في تحديث الإجراءات الخاصة بأعمال الإدارة وتطويرها بالتعاون.

4- وكالة العمادة لشؤون عضوات هيئة التدريس والموظفات:

    تقوم وكالة العمادة بخدمة جميع منسوبات الجامعة من عضوات هيئة التدريس والموظفات سواء سعوديات أو غير سعوديات ، وذلك في كافة ما يتعلق بإجراءات شؤون الموظفات من تعيين وتعاقد وترقيات وإجازات وتدريب وابتعاث واستحقاقات مالية وحتى إنهاء خدمة الموظفة ، وتعين إحدى عضوات هيئة التدريس  المميزات وكيلة للعمادة  بقرار من معالي مدير الجامعة ، وترتبط بالعميد مباشرة وتقوم هذه الوكالة بدور كبير في استقطاب الكفاءات من عضوات هيئة التدريس والتأكد من تطبيق الأنظمة واللوائح بما يكفل حقوق الجميع .

 

وتحاول وكالة العمادة جاهدة الرفع من مستوى الأداء في العمل وتقديم خدماتها بكل سهولة ويسر لجميع منسوبات الجامعة على مستوى عال من الدقة والسرعة في الإنجاز وتشمل الوكالة على أربع إدارات هي:

  • إدارة شؤون عضوات هيئة التدريس السعوديات.

  • إدارة شؤون عضوات هيئة التدريس المتعاقدات.

  • إدارة شؤون الموظفات.

  • إدارة الخدمات المساندة.

وينطبق على هذه الإدارات ما ينطبق على الإدارات الرجالية وتقوم بالأدوار ذاتها.