الوحدات الإدارية الوحدات الإدارية

1-وحدة الشؤون الإدارية:

  • الارتباط التنظيمي:

ترتبط بمدير إدارة العمادة.

  • توصيف المهام:
  • تهيئة بيئة العمل بالشكل الذي يسهم في تطوير عمل العمادة.
  • المتابعة اليومية لسير العمل فيما بين وحدات الإدارة وأقسامها المختلفة.
  • الإشراف بشكل دوري على صيانة مرافق العمادة.
  • توفير احتياجات العمادة من معدات وأدوات مكتبية وقرطاسية والتجهيزات اللازمة.
  • إعداد الخطابات السرية والعادية.
  • متابعة حضور الموظفين وانصرافهم وخروجهم من المكاتب.
  • القيام بكافة المهام المنوطة بها.

2-وحدة الشؤون المالية:

  • الارتباط التنظيمي:

ترتبط الوحدة بمدير إدارة العمادة.

  • توصيف المهام:
  • الاشراف على حساب العمادة.
  • مراجعة وتدقيق عقود الأبحاث.
  • إعداد الارتباطات المالية لمكافئات الباحثين والمحكمين.
  • إعداد الشيكات وإصدار الشيكات المصرفية والحوالات المالية. 
  • صرف مكافئات الباحثين وتحويلها لحساباتهم.
  • صرف مكافئات المحكمين وتحويلها لحساباتهم.
  • إقفال المعاملات مالياً، والمتابعة والمراجعة مع إدارة الجامعة.
  • إعداد التسويات المالية.
  • إعداد تقارير مالية شهرية.
  • إعداد تقرير مالي ختامي، والمشاركة في إعداد الميزانية السنوية للعمادة.
  • أرشفة المعاملات بعد صرفها وإرسالها إلى الإدارة المالية في الجامعة

3-وحدة الاتصالات الإدارية:

  • الارتباط التنظيمي:

ترتبط بمدير إدارة العمادة، وتنقسم إلى الآتي:

  • 1-الوارد:
  • توصيف المهام:
  • استقبال المعاملات الواردة للإدارة وفهرستها، والعمل على تنظيمها كي يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
  • تحويل البريد الوارد لمدير الإدارة أو لمكتب العميد بحسب الاختصاص.
  • تسجيل المعاملات في الجهاز على برنامج الوارد بعد شرح وتوجيه العميد عليها.
  • الاحتفاظ بصور من المعاملات كاملة عن طريق الماسح الضوئي.
  • طباعة نموذج تسليم المعاملات بعد توزيع البريد والاحتفاظ بنسخ منها للرجوع إليها عند الحاجة.
  • الإجابة على استفسارات مراجعي الوحدة فيما يخص المعاملات الواردة من مختلف الجهات سواء من داخل الجامعة أو خارجها.
  • العمل على تطوير أعمال الوحدة فيما يخص قسم الوارد، واقتراح أنظمة عملية لتسهيل عملية توزيع مجال الاختصاص.
  • 2-الصادر:
  • توصيف المهام:
  • مراجعة المعاملات الصادرة قبل تصديرها.
  • تصدير المعاملات من الإدارة للجهات ذات العلاقة.
  • إعداد وترتيب وحفظ المعاملات الصادرة، وتنظيمها، وفهرستها حتى يسهل الرجوع إليها إذا اقتضت الحاجة.
  • القيام بأي مهام أخرى ترتبط بأعمال الوحدة في مجال الاختصاص.
  • استقبال المراجعين والرد على استفساراتهم.

4-وحدة التدريب:

  • الارتباط التنظيمي:

ترتبط بالعميد.

  • توصيف المهام:
  • اقتراح البرامج التدريبية الداخلية والخارجية، والتي تخدم احتياجات أعضاء هيئة التدريس والباحثين في الجامعة.
  • إعداد الخطط التدريبة السنوية والإعلان عنها على موقع العمادة.
  • الاشراف على تصميم الحقائب التدريبية للبرامج التي تعقدها العمادة.
  • تقويم وتطوير وتنفيذ البرامج التدريبية التي تعقدها العمادة ومتابعة تنفيذها.
  • إعداد تقارير سنوية بالإنجازات التدريبية للعمادة.

5-وحدة قواعد المعلومات:

  • الارتباط التنظيمي:

ترتبط بمدير إدارة العمادة.

  • توصيف المهام:

تطوير قواعد البيانات الإليكترونية للعمادة، ويشمل ذلك:

  • تصميم وتوثيق نماذج قواعد البيانات.
  • تصميم عمليات تخزين البيانات ومنصات العمل الذكية.
  •  وضع المخططات والجداول والإجراءات الخاصة بقواعد البيانات.
  • القيام بعملية مشاركة البيانات وتقسيم القرص الصلب.
  •  تحديد استخدامات قواعد البيانات والتقارير الآلية.
  • تحليل القدرات ومتطلبات الأداء.
  • توفير الدعم الفني على مدار الأسبوع للحالات الطارئة.
  •   تقييم التكنولوجيا الحديثة في مجال قواعد البيانات والتوصية بها.
  •   المام بحلول إدارة موارد المشاريع (ERP) أو عمليات الصيانة للبرامج أو تطوير البرامج
  • التنسيق الدائم مع إدارة قواعد البيانات ونظم المعلومات لضمان التشغيل الأمثل لقواعد البيانات في العمادة.

6-وحدة الإحصاءات والأرشفة:

  • الارتباط التنظيمي:

ترتبط بمدير إدارة العمادة.

  • توصيف المهام:
  • حفظ جميع القرارات والخطابات والمكاتبات في ملف كل موظف.
  • حفظ ملفات الشؤون الإدارية والمالية.
  • حفظ ملفات البحوث الممولة والتقارير الدورية والنهائية والمالية.
  • ترتيب جميع الملفات حسب الفهرسة المتبعة.
  • رصد وتوثيق كل فعاليات ونشاطات العمادة وأرشفتها.
  • تزويد الوحدات بصور القرارات والعقود ببعض المعلومات من واقع ملفات الموظفين.

7-وحدة التوثيق:

  • الارتباط التنظيمي:

ترتبط بمدير إدارة العمادة.

  • الأهداف:

بمشيئة الله تعالى سيكون هناك حركة دائبة من الفعاليات والأنشطة والأحداث التي ستعيشها جامعة بيشة بشكل عام وكلياتها ووحداتها بشكل خاص لمواكبة التطور السريع في مجال البحث العلمي؛ ولهذا ينبغي توثيق فعالياتها وأنشطتها حفظا لها ولتاريخها. ومن هذا المنطلق تجسدت رؤية واقعية للعمادة ليكون الهدف الرئيس لمشروع التوثيق هو:

رصد وتوثيق وأرشفة جميع الأحداث العلمية والأكاديمية والإدارية والفعاليات والإنجازات توثيقا علميا يضمن الإفادة منها. وتحت مظلة هذا الهدف توجد أهداف أخرى تتبناها الوحدة لتحقيقها وهي على النحو التالي:

  • التوثيق المستمر لمصادر المعلومات النصية والمقروءة والمسموعة والمرئية التي تتعلق بفعاليات العمادة وأنشطتها.
  • تجهيز مقر وحدة التوثيق بأحدث الوسائل والآليات والبرمجيات.
  • تقديم خدمات للمستفيدين داخل العمادة وخارجها.
  • استبدال الملفات الورقية بملفات حاسوبية.
  • توصيف المهام:
  • توثيق اصدارات الجامعة العلمية وإعداد دليل لها.
  • العمل على توثيق مجمل الإنتاج العلمي لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم.
  • إعداد الإحصائيات الخاصة بالإنتاج العلمي للباحثين والباحثات.