مركز الوثائق والمحفوظات
كلمة رئيس المركز:
ارشفة التعاملات والتعامل معها بتوثيقها وحفظها والحفاظ عليها هو ما يعطي التاريخ بمختلف الاشكال والمصادر حيث انه بالأرشيف تبرز الاحداث التاريخية التي عاشتها الشعوب . وتوثيق ذلك حفظ لذاكرة الأمم .
وفي عصر تتطور فيها العلوم والتكنلوجيا بسرعة فائقة ومع التزايد المستمر في حجم المؤسسات وما تملكها من مستندات ووثائق ورغبة في تنظيم بياناتها بطرق آلية حديثة تسهل التعامل مع الهيئات والمؤسسات والافراد مما يوفر الكثير من الوقت والجهد ويضمن الحفاظ على هذه البيانات وتكون اكثر مرونة وجودة بالاعتماد على الحلول التقنية الرقمية .
ومن هذا المنطلق وبفضل من الله ثم توجيهات معالي مدير الجامعة تم انشاء مركز الوثائق والمحفوظات بالقرار رقم 5/8/5 وتاريخ 1439/01/18هـ لما ارتآه معاليه من أهمية لتواجد هذا المركز ضمن مراكز الجامعة وتطبيقا لما ورد عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بناء على قرار مجلس الوزراء رقم (9) وتاريخ 1438/02/01هــ
مقدمة
تنطلق مهام مركز الوثائق والمحفوظات من المهام التي حددها نظام الوثائق والمحفوظات والسياسة العامة للوثائق والمحفوظات واللوائح والخطط ويعتبر مركز الوثائق في الجامعة هو الوسيلة او الأداة الفعلية لتنفيذ ما ورد بهذه النصوص ومن ذلك :
- التطبيق العملي لنصوص مواد نظام الوثائق والمحفوظات والسياسة العامة للوثائق والمحفوظات واللوائح التنفيذية وخطة التصنيف والترميز وما سوف يصدر من لوائح وتعليمات أخرى تتعلق بالوثائق .
- جمع وثائق الجهاز وتصنيفها وترميزها وفهرستها وتكشيفها وحفظها وصيانتها.
- تنظيم تداولها وفقا للنظام واللوائح والخطة.
- توفير المعلومات والبيانات عن الوثائق للمستفيدين من داخل الجهاز او خارجه وفقا لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك . العمل على إيجاد العناصر البشرية المؤهلة للعمل بالمركز وتحقيق الاستفادة منها.
- التنسيق الإداري والفني لمهام اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الاتلاف ولجان الترحيل.
- العمل على تهيئة الأماكن وتوفير الوسائل المناسبة لأعمال الوثائق.
- يشكل مركز الوثائق في الجهاز الإداري الأداة الفعالة لتحقيق الاتصال مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .
الرؤية:
التحويل الرقمي والقدرة من الاستفادة المثلى من الوثائق بالتميز في الحفظ الامن.
الرسالة:
- الاستثمار الأمثل للموارد البشرية والتقنية في بناء الشراكات الاستراتيجية الفعالة.
- تمكين الجامعة من تفعيل خدمة المجتمع بطريقة آمنة ومتكاملة وفعالة وسهلة عبر قنوات الكترونية.
الأهداف التنفيذية:
- التنفيذ السليم لأنظمة الوثائق وسياستها ولوائحها للتعليمات والقرارات ذات العلاقة.
- نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في الجامعة.
- العمل إيجاد الكوادر المتخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات.
- الرصد التاريخي لوثائق ولوائح ومستندات الجامعة وتنظيمها.
- بناء جسور التواصل مع الهيئات والمؤسسات ذات العلاقة.
- تيسير الاستفادة للمستفيدين من الوثائق والمحفوظات.
مهام رئيس المركز:
- الاشراف على الاعمال الإدارية والفنية في المركز ووحداته التنظيمية ومتابعتها.
- استقطاب العناصر المؤهلة للعمل في المركز بالتنسيق مع الإدارات المتخصصة في الجهاز.
- تحديد الاحتياجات التدريبية للعاملين في المركز بالتنسيق مع الإدارات المختصة بالجهاز.
- تحديد متطلبات العمل من الأدوات والوسائل التقنية المتخصصة والتنسيق مع الوحدات المختصة في الجهاز لتوفيرها.
- العمل على تحسين مستوى أداء العمل والعاملين في المركز.
- العمل على إحلال التبادل الالكتروني محل الورقي والتحقق من تنفيذ الارشفة الالكترونية والرقمية.
- وضع الخطط التطويرية لأعمال المركز واعتمادها من رئيس الجهاز.
- متابعة انتظام العاملين في المركز واستكمال تقاريرهم بالتعاون مع رؤساء العمل في المركز.
وحدة الوثائق النشطة:
الهدف العام:
تهدف أداة الوثائق النشطة الى الاهتمام بالوثائق خلال فترة وجودها في الوحدات التنظيمية المختلفة في الجامعة فبل نقلها الى مركز الوثائق والمحفوظات لضمان سلامة التعامل معها وفقا لنظام الوثائق لوائحه والمحفوظات لوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد الإجراءات قوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة
مهام رئيس وحدة الوثائق النشطة:
- الاشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها واعمالها وفق ما خطط له
- الاشراف على اعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة
- الاشراف على اعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وادائها وفقا لنظام الوثائق والمحفوظات لوائحه التنفيذية
- العمل على تطوير الوثائق وفقا لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة
- العمل على تطوير وتحديث قواعد إجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة
- الاشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق
- الاشراف على اعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجهاز الحكومي وفروعه وفق ترميز الأجهزة الحكومية بالاشتراك مع التطوير الإداري بالجامعة بالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
- تقديم تقارير دورية عن الإنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها
وحدة الوثائق المتوسطة النشاط:
الهدف العام:
تهدف الى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية ( متوسط النشاط ) عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها الى مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة
مهام رئيس وحدة الوثائق المتوسطة النشاط:
- الاشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها واعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجامعة
- الاشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقا لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز
- الاشراف على تجهيز الوثائق المعدة للمسح الالكتروني وترحيلها الى وحدة المسح الالكتروني
- الاشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل
- تزويد قسم تنظيم الوثائق بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وادلة التصنيف والترميز والتي تنتج من خلال التطبيق العملي
- الاشراف على تجهيز الوثائق ومسحها الكترونيا وترحيلها الى وحدة الحفظ
- الاشتراك في لجان الاتلاف والترحيل
- متابعة اعمال مراجعة تدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق
- التأكد من صحة البيانات ومطابقتها لأدلة التصنيف والترميز وقاعد الفهرسة
- استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والاقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة
- تحديد احتياجات الإدارة من القوى العامة والأجهزة والمواد
- تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها
- أي مهمة أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها
وحدة الوثائق السرية:
الهدف العام:
تهدف الى الاهتمام بوثائق الجامعة ذات الطابع السري وفقا للأحكام الواردة في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائح التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة
مهام رئيس وحدة الوثائق السرية:
- استقبال الوثائق السرية وتدقيقها وتسليمها.
- مسح الوثائق السرية وفهرستها وتصنيفها وتكشيفها.
- ادخال المعلومات اللازمة عن الوثائق السرية في برنامج التوثيق الالي.
- مراجعة وتدقيق الاعمال الفنية للوثائق السرية.
- حفظ الوثائق السرية في الأماكن الخاصة بها.
- ترحيل الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
- اتلاف الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
- توفير الوثائق السرية المطلوبة بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
- تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والموارد.
- تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
- أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال الاختصاص.
إدارة الوثائق الدائمة:
الهدف العام:
تهدف الى العناية بالوثائق في مرحلتها الثالثة من عمرها ( الدائمة ) وفقا لنظام الوثائق والمحفوظات لوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.
مهام رئيس وحدة الوثائق الدائمة:
- الاشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها واعمالها في استقبال وتسليم الوثائق من إدارات وفروع الجامعة بحسب التعليمات المنظمة لذلك
- الاشراف على تهيئة أماكن الحفظ الدائم تجهيزها بما يلزم من الارفف والخزائن ووسائل السلامة
- الاشراف على تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة للحفظ الى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقا للقواعد والإجراءات المعتمدة .
- الاشراف على اتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها وفقا لقواعد والإجراءات المعتمدة
- متابعة اعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق القديمة عند الحاجة اليها بحسب القواعد الإجراءات المعتمدة
- الاشراف على تزويد إدارات واقسام ووحدات الجهاز بصور من الوثائق القديمة عن الحاجة اليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة
- متابعة إعادة الوثائق المعارة الى أماكن حفظها وفق للقواعد والإجراءات المعتمدة
- التمكين من المستفيدين من خارج الجامعة من الاطلاع على الوثائق وتداولها وفقا للقواعد والإجراءات المعتمدة
- الاشراف على ترحيل الوثائق الدائمة والحفظ الى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
- التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجامعة
- تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد
- تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها